Как прикрепить документ в Директум

Директум — это мощный инструмент для управления документами, который позволяет эффективно организовать рабочий процесс, оптимизировать время и повысить продуктивность. В этой статье мы подробно рассмотрим, как легко и удобно прикреплять документы в Директум, как создавать вложения, согласовывать документы и добавлять файлы в различных форматах.

1. Прикрепление документов: Простота и Эффективность 🪄
2. Прикрепление документа в Директум — это процесс, который можно выполнить всего в несколько кликов. 🚀
3. Создание Вложений: Новые Возможности 🏗️
4. Согласование Документов: Процесс без Проблем 🤝
5. Прикрепление файлов в формате PDF: Простой и Надежный Способ 📄
6. Добавление Документов из Google: Интеграция и Удобство 🌐
7. Советы по работе с документами в Директум 💡
8. Заключение: Директум — ваш надежный помощник в работе с документами 🏆
9. Часто задаваемые вопросы (FAQ) ❔

Прикрепление документов: Простота и Эффективность 🪄

Прикрепление документа в Директум — это процесс, который можно выполнить всего в несколько кликов. 🚀

• Способ 1: Кнопка «Прикрепить»
• Найдите кнопку «Прикрепить» в карточке документа.
• Нажмите на нее.
• Выберите файл с вашего компьютера.
• Система автоматически заполнит часть полей в карточке документа и сформирует его содержимое.
• Способ 2: Перетаскивание
• Перетащите локальный файл, письмо или вложение из Microsoft Outlook прямо в карточку документа.
• Система автоматически распознает файл и заполнит часть полей в карточке документа.

Преимущества этих способов:

• Экономия времени: Нет необходимости вручную заполнять все поля.
• Удобство: Интуитивно понятный интерфейс.
• Автоматизация: Система автоматически обрабатывает информацию.

Создание Вложений: Новые Возможности 🏗️

В Директум вы можете создавать новые объекты прямо из карточки задачи или добавлять существующие объекты.

• Создание нового документа-вложения:
• Нажмите кнопку «Добавить».
• В выпадающем списке выберите «Создать новое».
• Выберите тип документа, который вы хотите создать.
• Добавление существующего объекта:
• Скопируйте ссылку на объект.
• Вставьте ссылку в карточку задачи.
• Выберите объект из выпадающего списка.

Создание вложений:

• Расширяет функциональность задач: Добавляйте к задачам дополнительные материалы, чтобы обеспечить полную информацию и контекст.
• Повышает прозрачность: Все участники проекта имеют доступ к необходимым документам.
• Упрощает работу с проектами: Все материалы собраны в одном месте.

Согласование Документов: Процесс без Проблем 🤝

Директум позволяет легко и эффективно согласовывать документы.

• Процесс согласования:
• Укажите сотрудника в поле «Переадресовать сотруднику».
• Нажмите кнопку «Переадресовать сотруднику» на ленте.
• Регламентное согласование:
• Сотрудник получит задание со сроком, который предусмотрен для этапа.
• Свободное согласование:
• Срок исполнения указывается вручную.

Преимущества согласования документов в Директум:

• Автоматизация: Система автоматически отправляет уведомления и напоминания.
• Контроль: Отслеживайте статус согласования в реальном времени.
• Прозрачность: Все участники проекта знают о статусе согласования.

Прикрепление файлов в формате PDF: Простой и Надежный Способ 📄

Добавление вложений в формате PDF:

1. Выберите "Редактирование > Еще > Прикрепить файл".
2. В диалоговом окне «Добавить файлы» выберите файл для прикрепления.
3. Сохраните документ PDF.
4. Дополнительные возможности:

• Добавьте описание к вложенному файлу, выбрав его и перейдя в меню «Параметры» > «Редактировать описание».

Прикрепление файлов в формате PDF:

• Стандартный формат: PDF — универсальный формат, который можно открыть на любом устройстве.
• Сохранение форматирования: PDF-файлы сохраняют исходное форматирование документа.
• Защита от изменений: PDF-файлы можно защитить от несанкционированного редактирования.

Добавление Документов из Google: Интеграция и Удобство 🌐

Директум интегрируется с Google Docs, Sheets, Slides и Forms.

• На панели справа нажмите «Вставка».
• В нижней части появившегося меню выберите тип файла, который хотите добавить:
• Документ
• Презентация
• Таблица
• Форма
• Диаграмма Google.
• Нажмите «Вставить».

Преимущества интеграции с Google:

• Доступ к документам из Google: Добавляйте документы из Google Drive прямо в Директум.
• Совместная работа: Редактируйте документы в режиме реального времени с коллегами.
• Обновление данных: Изменения в документах Google автоматически отражаются в Директум.

Советы по работе с документами в Директум 💡

• Используйте теги: Добавляйте теги к документам, чтобы легко найти их в будущем.
• Создавайте папки: Организуйте документы в папки для удобства поиска.
• Делитесь документами: Предоставьте доступ к документам другим пользователям.
• Настройте права доступа: Ограничьте доступ к документам для определенных пользователей.
• Используйте шаблоны: Создайте шаблоны для часто используемых документов.

Заключение: Директум — ваш надежный помощник в работе с документами 🏆

Директум — это мощный инструмент, который позволяет эффективно управлять документами, оптимизировать рабочий процесс, повысить продуктивность и упростить совместную работу. Благодаря интуитивно понятному интерфейсу, широким функциональным возможностям и интеграции с Google, Директум — это идеальное решение для любого бизнеса.

Часто задаваемые вопросы (FAQ) ❔

• Как найти нужный документ в Директум?
• Используйте поиск по названию, тегам, автору или дате создания.
• Как изменить права доступа к документу?
• Перейдите в настройки документа и выберите нужные права доступа.
• Как создать шаблон документа?
• Создайте новый документ и сохраните его как шаблон.
• Как добавить комментарий к документу?
• Выделите часть текста и нажмите кнопку «Добавить комментарий».
• Как отслеживать изменения в документе?
• В истории изменений вы можете просмотреть все внесенные изменения.